373 仕事をミラーリングしていますか？
2009-01-15 (木)
日頃から、経理・財務といった分野のアドバイスをさせて頂く中で、 経理担当者や総務担当者の仕事の負荷について考える機会が多くあります。
というのも、中小企業の多くは、間接部門に多くの人員を配置することを 望まないケースが多く、ある程度の規模の会社でも一人経理、一人総務という 会社が数多くあるからです。
一人経理、一人総務のスタッフにハイパフォーマンスを期待する経営者の 気持ちも理解できますが、経営者と同様、総務・経理担当者に怪我や病気で 長期休業を余儀なくされたり、退職するとなったりすると、資金繰りや経理処理が あっという間にストップしてしまうというリスクもつきまといます。
では、どうすればいいのか？
ここでポイントとなるのが、「仕事のミラーリング」です。
単純に言い換えると、同一の業務を行える人を、もう一人配置することです。
ミラーリングをしようとすると、単純に考えても人件費が２倍になる！！ と危惧される経営者もいらっしゃるかもしれませんが、全てを２人で共有しなくても、 特定の業務を分散して処理すれば、パートタイマーやアルバイトスタッフでも 対応可能になります。
また、定期的にジョブローテーションを行い、複数の人が対応可能な状態に しておくことも、対応策の一つです。
ここで大切なのは、単純に業務を分担すればいい！引き継ぎをしてバトンタッチ してしまえば終わり！というものではありません。
あくまで、その業務に関しては、情報を共有することが大切です。
ジョブローテーションをしているのであれば、その仕事の担当から外れた場合でも、 担当者の進捗状況を共有しなければ、ミラーリングの価値は半減してしまいます。
要するに、いつでもＡさん、Ｂさんの２名体制で対応できる状態ということです。
この話は、何も総務・経理に限ったことではありません。
営業でも、企画でも、製造現場でも、同じことです。
会社経営を効率化すると共に、リスクヘッジを図るのであれば、１人に依存する のではなく、いかにして業務やノウハウ、人脈を共有するかが重要になってきます。
みなさんの会社では、仕事のミラーリングは進んでいますでしょうか？
一度、社内を点検した上で、自社なりのミラーリング方法を検討してみて下さい。
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