444 難しい仕事・複雑な仕事をシンプルにする！
2011-11-09 (水)
ここ最近、仕事の難易度について考える機会が多くなりました。
一般的には、難しい仕事は幹部や社歴の長いスタッフが担当し、
単純な作業や簡易な仕事は若手スタッフやアルバイト・パートスタッフが
担当するのが妥当だと思っておられる方が多いと思います。
一方で、難易度の高いと思われる人の仕事を見てみると、経営者の知らない
ところで仕事の量が必要以上に増えてしまったり、単純だと思われる仕事で
ミスが多発したりすることが多々あります。
ですが、会社を経営する立場で社内の仕事を見てみると、
１）仕事の量は、必要最低限にとどめてほしい
２）ミスは極力なくせるよう、チェック体制を整えてほしい
３）人に仕事がつくのではなく、会社にとって必要な仕事に人がつくスタイルにしてほしい
４）難しいといわれる仕事を減らして、極力単純化してほしい
これら４点のポイントで、仕事内容を整理する必要があります。
ただ、一方で働いている社員さんからすると
（経営者の方でそう思っておられる方がいらっしゃるかもしれませんが）、
「難しい仕事を抱えていること＝自分の存在意義」と捉えがちな方が多いんですが、
実際にはそうでななく、『難しい仕事をいかに単純な作業や簡易な仕事に置き換えて
いくことができるか』が、経営者がスタッフに期待すべき仕事ではないかと感じています。
では、具体的にどのように進めるかですが、方法としては、
以下の３つの手順が必要になってくると思います。
１）経営者が立ち会って、仕事の棚卸を定期的に行い、業務フローミーティングを行う
半年か一年に一度は、業務フローを経営者とスタッフで一緒に確認して、
仕事の無駄・非効率な部分を定期的に掃除します。
意外と、経営者が知らないうちに仕事は増えているものです。
また、経営者が以前指示したことから始まっている仕事でも、会社の状況の変化に伴い、
重要度が低くなっている仕事もあります。
それらの仕事の内容と、その処理をする担当者、また難易度を業務フローを
通じて確認することで、無駄な作業・仕事の対応が可能になります。
２）ダブルチェック体制を整える
どんな単純な仕事でも、それを人が行うのであれば、必ずミスは生まれます。
その時に、ダブルチェック体制があると、そのミスの発生を事前に防ぐことができます。
また、ダブルチェック体制が整っていると、どちらか一名のスタッフが業務
に携われない事態が出てきても、臨時的にもう一人のスタッフで対応できるので、
保険の機能も果たしてくれます。
理想を言えば、社内に担当者とチェッカーを置いて作業を分担する。
そして必要であれば、社外にチェックを委ねる方法も良いと思います。
３）難しい仕事を整理整頓して、単純な作業、簡易な仕事に置き換える
どの会社でも、「この仕事は、この人にしかできない」という風に位置づけている
ことが多くありますが、会社にとってはそのスタッフが怪我をしたり、休んでしまったり、
場合によっては退社してしまうと、その仕事が止まってしまい、結果として
大きなリスクを抱えることになります。
対応方法としては、１）の業務フローの見直しを行い、その人が持っている
仕事を整理整頓していきます。
この段階で大切なことは、「思い切って見直す」ことです。
引越と同じで、荷物をすべて持っていくのではなく、不要なものは思い切って処分し、
必要なものについては、作業効率を改めて見直すことで、その効果は高まります。
以上が、社内の仕事を見直す手順になります。
これからの時代は、難しい仕事を行うのが社内のステータスではなく、
難しい仕事をシンプルにできる人が社内で重宝される時代になるのではないでしょうか。
まさしく、Simple is Bestですね！
